Produktwissen, Vertriebsrecherche und interne Updates bei Innotec

Die Innotec GmbH & Co. KG aus Moers entwickelt und vertreibt professionelle Produkte für Wartung, Reparatur, Reinigung und technische Anwendungen. Das Sortiment richtet sich vor allem an professionelle Anwender in Bereichen wie Automotive, Industrie, Handwerk und Bau. Dazu gehören unter anderem Kleb- und Dichtstoffe, Reinigungsprodukte, technische Sprays, Öle, Fette, Beschichtungen, Lacke, Primer und weitere chemisch-technische Produkte.

Bei einem breiten und erklärungsbedürftigen Produktsortiment ist internes Wissen ein zentraler Erfolgsfaktor. Produktdatenblätter, Anwendungshinweise, technische Dokumentationen, Sicherheitsinformationen, Vertriebsunterlagen und interne Neuigkeiten müssen schnell, zuverlässig und verständlich verfügbar sein.

Genau hier setzt Lexikara bei Innotec an.

Rund 60 Nutzerinnen und Nutzer aus Vertrieb und Innendienst verwenden Lexikara im Arbeitsalltag. Die App ist auf den Geräten der Mitarbeitenden verfügbar und wurde speziell auf die internen Abläufe von Innotec zugeschnitten. Statt mit einem allgemeinen KI-Chatbot zu arbeiten, nutzt Innotec mehrere spezialisierte Assistenten, die auf freigegebene Unternehmensdaten, Produktinformationen und definierte Anwendungsfälle ausgerichtet sind.

Vor dem Einsatz von Lexikara mussten Mitarbeitende häufig manuell in hunderten Dokumenten nach der richtigen Information suchen. Besonders im Innendienst konnte es bis zu 10 Minuten dauern, bis eine konkrete technische Produktinformation gefunden war. Die Information war zwar vorhanden, aber über verschiedene Dokumente, Ordner und Quellen verteilt.

Mit Lexikara wird dieses Wissen direkt nutzbar: Eine Anfrage, die früher mehrere Minuten Recherche erforderte, kann heute oft innerhalb von rund 10 Sekunden beantwortet werden.

1. Technischer Chat: Produktwissen sofort verfügbar

Der erste zentrale Anwendungsfall ist ein technischer Chat, der auf den internen Produktdetails und Dokumentationen von Innotec basiert.

Mitarbeitende können Fragen zu Produkten, technischen Eigenschaften, Einsatzbereichen, Anwendungsszenarien, Verträglichkeiten oder Produktempfehlungen in natürlicher Sprache stellen. Anstatt mehrere PDFs zu öffnen oder Ordnerstrukturen zu durchsuchen, fragen sie Lexikara direkt.

Das ist besonders wertvoll für den Innendienst und den Außendienst. Wenn ein Kunde eine konkrete Frage zu einem Produkt stellt, kann die Antwort deutlich schneller gegeben werden. Außendienstmitarbeitende können direkt beim Kunden vor Ort auf relevante Produktinformationen zugreifen. Der Innendienst kann Anfragen schneller bearbeiten und den Vertrieb effizienter unterstützen.

Der technische Assistent ist dabei nicht auf einfache Suchanfragen beschränkt. Er kann Informationen aus Produktdaten interpretieren, Zusammenhänge herstellen und auch bei angewandten technischen Fragestellungen unterstützen. So können Mitarbeitende beispielsweise konkrete Berechnungen oder anwendungsbezogene Einschätzungen auf Basis der vorhandenen Produktinformationen durchführen lassen.

Damit wird Lexikara nicht nur zur Suchfunktion, sondern zu einem praktischen technischen Unterstützungswerkzeug im Arbeitsalltag.

2. Vertriebsrecherche: Bessere Vorbereitung in deutlich kürzerer Zeit

Der zweite Assistent unterstützt die Vertriebsrecherche.

Vor Lexikara mussten Vertriebsmitarbeitende Informationen zu potenziellen Kunden häufig manuell zusammentragen: Was macht das Unternehmen? Welche Produkte könnten relevant sein? In welcher Branche ist der Kunde tätig? Welche Bedarfe könnten bestehen? Wer ist der richtige Ansprechpartner?

Diese Recherche konnte pro Unternehmen schnell rund 10 Minuten dauern.

Mit Lexikara wird dieser Prozess erheblich beschleunigt. Der Vertriebsassistent kann relevante Unternehmensinformationen zusammenfassen, mögliche Produktbedarfe ableiten und bei der Suche nach passenden Ansprechpartnern unterstützen. Was vorher manuell über Websites, Suchmaschinen und verschiedene Quellen recherchiert werden musste, steht nun innerhalb weniger Sekunden strukturiert zur Verfügung.

Für den Vertrieb bedeutet das: weniger Zeit für repetitive Recherche und mehr Zeit für qualifizierte Kundengespräche.

Mitarbeitende starten nicht mehr mit einem leeren Blatt, sondern erhalten direkt eine erste Einschätzung zum Unternehmen, zu möglichen Herausforderungen und zu passenden Produktansätzen. Dadurch werden Telefonate, Besuche und Akquisegespräche besser vorbereitet und stärker auf den jeweiligen Kunden zugeschnitten.

3. News-Funktion: Updates aus der Zentrale in Sekunden an alle Mitarbeitenden

Neben Produktwissen und Vertriebsrecherche nutzt Innotec Lexikara auch für die interne Kommunikation.

Über die News-Funktion können Informationen aus der Zentrale innerhalb weniger Sekunden an alle relevanten Mitarbeitenden ausgespielt werden. Das betrifft zum Beispiel Produktneuheiten, interne Hinweise, Prozessänderungen, Vertriebsaktionen, wichtige Mitteilungen oder kurzfristige Updates.

Gerade in einer Organisation mit Außendienst, Innendienst und verteilten Arbeitsorten ist das ein entscheidender Vorteil. Informationen müssen nicht mehr ausschließlich über E-Mail-Ketten, Meetings oder einzelne Weiterleitungen verteilt werden. Stattdessen können sie zentral veröffentlicht und direkt auf den Geräten der Mitarbeitenden sichtbar gemacht werden.

Ein weiterer Vorteil ist die Messbarkeit.

Lexikara ermöglicht es, die Interaktion mit internen Neuigkeiten nachvollziehbar zu machen, zum Beispiel über Leseraten, Öffnungsquoten oder Engagement-Werte. Die Zentrale kann dadurch erkennen, ob wichtige Informationen tatsächlich bei den Mitarbeitenden angekommen sind und welche Themen besondere Aufmerksamkeit erzeugen.

Das macht interne Kommunikation nicht nur schneller, sondern auch transparenter. Innotec kann Informationen gezielter steuern, nachfassen, wenn wichtige Updates nicht ausreichend wahrgenommen wurden, und die interne Kommunikation langfristig verbessern.

Der praktische Nutzen im Arbeitsalltag

Lexikara hilft Innotec dabei, Unternehmenswissen schneller zugänglich, besser nutzbar und messbar zu machen.

Die Mitarbeitenden profitieren vor allem durch:

• schnelleren Zugriff auf technische Produktinformationen,
• kürzere Reaktionszeiten bei Kundenfragen,
• bessere Vorbereitung auf Vertriebs- und Kundentermine,
• weniger manuelle Recherche,
• zentrale Verteilung interner Neuigkeiten,
• messbare Aufmerksamkeit für wichtige Updates,
• und eine einheitlichere Nutzung des vorhandenen Unternehmenswissens.

Für ein Unternehmen mit einem breiten chemisch-technischen Produktsortiment ist das besonders relevant. Die Qualität der Beratung hängt stark davon ab, wie schnell und sicher Mitarbeitende die richtigen Informationen finden und anwenden können.

Lexikara unterstützt genau diesen Prozess. Es ersetzt nicht die Erfahrung der Mitarbeitenden, sondern macht vorhandenes Wissen schneller verfügbar. Dadurch können Vertrieb und Innendienst ihre Expertise effizienter einsetzen.

Vom Dokumentenarchiv zur Unternehmensintelligenz

Der Einsatz von Lexikara bei Innotec zeigt, wie unternehmensspezifische KI im Alltag echten Mehrwert schafft.

Aus hunderten Dokumenten wird ein direkt nutzbares Wissenssystem. Aus manueller Vertriebsrecherche wird eine strukturierte Vorbereitung in Sekunden. Aus internen Mitteilungen wird ein messbarer Kommunikationskanal zwischen Zentrale und Mitarbeitenden.

So entsteht ein System, das Produktwissen, Recherche und interne Kommunikation miteinander verbindet.

Für Innotec bedeutet das: schnellere Antworten, besser vorbereitete Mitarbeitende, effizientere Abläufe und eine transparentere interne Kommunikation. Lexikara wird damit zu einer zentralen digitalen Schnittstelle für Wissen, Vertrieb und Kommunikation im Unternehmen.